Neden Özel Yazılım ?

Özel Yazılım Nedir? İşletmelere faydaları ve Olası Riskler?

Özel yazılım firmaların kendi iş süreçlerine özel olarak geliştirdikleri, piyasada hazır olarak satılan programlardan farklı olarak üretilen sistemler olarak tanımlanabilir. Bu ürünler, şirketlerin belli ihtiyaçlarına yönelik olarak ortaya çıkar ve bu ihtiyaçları, eksikleri ya da aksaklıkları gidermek adına pratik ve daha düşük maliyetli çözümler üretilir. Bu sistemler, yazılım firmaları tarafından uzun araştırmalar ve detaylı çalışmalar ışığında tasarlanır. Sistemler ortaya çıkarıldıktan sonra, satın alan şirkete entegre edilir. Özel yazılım firmaları sadece bu sistemlerin tasarlanması ve yazılmasından sorumlu olmaz; aynı zamanda satış sonrası hizmetler de bu firmaların sorumluluğunda olur. Bu kapsamda gerekli eğitim ve geliştirme desteği de yine üretici firmalar tarafından sağlanabilir.

Özel Yazılım Nedir?

İşletmeler hangi sektöre olursa olsun, yaptıkları iş tipi ne olursa olsun belli bir düzene göre çalışır. Bir çalışma düzeni olmayan işletmenin başarılı olması beklenemez. Bu demek değildir ki işletme her gün aynı işi yapıyor olsun. Ancak yarın ne yapacağını bilen ve dün yaptıklarını ölçümleyerek bundan anlamlı sonuçlar çıkarabilen bir işletme karlılığını sürekli artırabilir. Küçük ve az çalışanlı işletmeler için bunu planlama ve ölçümleme sürecini manuel olarak yönetmek mümkün olabilir. Büyük şirketler için bu imkânsızdır.

İşletmeler için verinin önemi hayatidir. Veriyi analize etmek, bir insanın göremediği fırsatları ya da riskleri görebilmek açısından önemlidir. Bunun için de bazı teknolojilerden yararlanılır. Bu teknolojilerin başında da yazılımlar gelir. Söz konusu yazılımlar (ya da programlar) firmaların iş akışında kullandığı tüm verileri otomatik olarak toplar, analiz eder ve firmanın her departmanı (ya da çalışanı) için faydalı çıkarımlarda bulunur. Bu da şirketlerin karlı hamleler yapması için gereken öngörüyü elde etmesini sağlarken, bir yandan da olası risklere karşı her daim hazırlıklı olmasını sağlayarak kriz yönetimine ciddi bir katkıda bulunur. Bazı yazılımlar ise sadece mevcut iş akışının tek bir ürün üzerinden yönetmeye yardımcı olur. Bunlar daha çok iş takip ve görev takip sistemleri olarak anılabilir.

Piyasada şirketlerin kendi bünyesinde kullanabileceği, veri analizi yaparak faydalı önerilerde bulunacağını vaat eden pek çok paket program satılır. Yazılım firmaları birkaç farklı modülü bir araya getirerek hazır paket yazılımlar sunar. Firmalar da bu paketlerin içeriğine bakarak hangisine ihtiyacı varsa onu satın alır. Ancak bunların avantajları olduğu kadar dezavantajları da bulunur. Bu dezavantajları ortadan kaldırmak için ise işletmeler, tamamen kendi ihtiyaçları dikkate alınarak üretilmiş bir özel yazılım da satın alabilir.

Şirketler Neden Özel Yazılım İhtiyacı Duyar?

Özel yazılım kullanarak şirketler, mevcut varlıklarını bulundukları noktadan çok daha ileriye çok daha kısa sürede taşıyabilirler. Bunun en büyük etkisi, özel yazılımların tam olarak o şirkette değiştirilmesi, eklenmesi, çıkarılması gerekenler gözetilerek tasarlanıyor olmasından kaynaklanır. Çoğunlukla şirketler, piyasada hazır olarak bulunan yazılım paketlerini denedikten sonra özel yazılım satın almaya ihtiyaç duyarlar. Çünkü hiçbir hazır yazılım paketi, işletmenin tüm ihtiyaçlarına 360 derece çözüm sağlayamaz. Dolayısıyla bu paketlerin başarısız deneyimlerinin ardından özel yazılım projelerine başvurulur.

Şirketlerin özel yazılım kullanma ihtiyacı pek çok nedenden doğabilir. En sık karşılaşılan nedenlerden biri, şirketin herhangi bir problem yaşamasıdır. Yani önce problem doğar, şirkette kriz yaşanır, o kriz geçici bir süreyle atlatan şirket aynı riski tekrar göze alamayınca özel yazılım projesi satın almaya ikna olur. Her ne kadar doğru olan bu olmasa da genellikle şirket yatırımları, bu şekilde başlar. Ancak bazen de şirketler herhangi bir sorun yaşamadan, daha çok büyümek ve daha çok kar elde etmek amacıyla özel yazılım çözümlerine başvuruyor olabilir. Bunlar ise daha çok, belli bir karlılığa ulaşmış, yazılım ürünlerine yatırım yapabilecek bütçeyi ayırabilecek ve teknolojiye inanan gelişmekte olan şirketler olarak karşımıza çıkar. O halde şirketlerin neden özel yazılım ihtiyacı duyduğunu maddeler halinde şöyle sıralayabiliriz;

Büyümek

Karlılığı yükseltmek

Verimliliği arttırmak

Şirket içi yönetimi tek bir yerden sağlamak

Mobilleşmek

Hızlanmak

Tasarruf yapmak ve maliyetleri düşürmek

Teknolojinin gücünden faydalanmak

Hem şirket içi hem şirket çevresiyle sağlıklı iletişim kurmak

Özel Yazılım Firmaları Nasıl Çalışır?

Özel yazılım firmaları genellikle hazır paket yazılımlara karşıdır ve şirketlere özel çözümler üretir. Bunun için kendilerine özel yazılım satın almak için başvuran şirketlerin öncelikle taleplerini dinler ve ihtiyaçlarını anlamaya çalışır. Ancak bazen müşteriler, ihtiyaçlarını tam olarak yazılım firmasına aktaramayabilir ya da ihtiyacını yanlış tespit etmiş olabilir. Bu da yazılım firmasının, sadece müşterinin briefine göre yarattığı ürünün hiçbir işe yaramamasına sebep olabilir. Bu gibi durumlarla karşılaşmamak adına müşteriyi dinledikten sonra yazılım firması, bir de müşteri şirketi kendi analiz eder. Kendine özel teknolojiler ve teknikler kullanarak gerçekleştirilen analizler belli bir süre devam eder. Analiz sürecinde elde edilen veriler, müşterinin de talepleri doğrultusunda bir proje hazırlanır.

Yazılım firmaları genellikle müşteri ile iletişim halinde projeleri sürdürür. Çünkü bu tarz büyük yazılım projelerinde yapılabilecek en ufak değişiklik ya da hata, bütün bir projenin baştan aşağı değişmesine sebep olabilir. Bu nedenle projeler adım adım yazılır ve her adım müşterinin onayını aldıktan sonra tamamlanarak bir sonraki adıma geçilir. Bu da hem müşterinin sabırsızlanmasına hem de yazılım firmasının emeklerini boşa gitmesine engel olur. Yazılım firması tarafından tamamlanan proje, müşteri firmanın iş akışlarına entegre edilir. Bu süreçte de eğitim ve destek hizmeti sunan yazılım firmaları, firmanın yazılımı tamamen kendi başına kullanabilecek düzeye gelene kadar ortak çalışmalarını sürdürür. Bu tarz detaylı ve büyük yazılım ürünlerinin kullanımları yıllara yayılacaktır. Dolayısıyla sürekli gelişen ve değişen teknolojiye ayak uydurabilmesi için geliştirilmesi ve bakımlarının yapılması gerekir. Bunlar da yine yazılım firmalarının sorumluluğu dahlindeki hizmetler arasında yer alır.

Özel Yazılımın Sağlayacağı Avantajlar

Şirketler genellikle yeni kurulmadıysa ve oturmuş belli bir çalışma prensibi varsa yeniliğe karşı biraz daha çekimser olabilir. Mevcut düzeni değiştirmek ya da geliştirmek, şirketler için kolay süreçler değildir. Uzun zaman ve büyük emek gerektiren bu yenilik süreçleri genellikle de ciddi bütçeler isteyen yatırımlardır. Bu da şirket karar verici tarafından ertelenmesi daha kolay bir uygulamadır. Ancak değişime hazır olan, yeniliğe açık ve bu süreci kabul eden şirketler sonuca başarılı bir şekilde ulaştıklarında doğru bir adım attıklarının farkına varır. Çünkü özel yazılım ürünleri şirketler için pek çok açıdan avantaj sağlar. Bu avantajlardan şöyle bahsedebiliriz:

Özel yazılımlar tamamen şirketlerin kendilerine özel iş akışları dikkate alınarak tasarlanır. Bu da şirketin ihtiyaç ve eksiklerini doğrudan gidermeye yönelik çözümler sağlar

Yeni bir yazılımın şirket mevcut alt yapısına uyum sağlayıp sağlamayacağına dair ihtimaller tamamen ortadan kalkar. Özel yazılım mevcut altyapıya uygun olarak üretilir.

Yazılımdan en doğru şekilde faydalanabilmek adına özel yazılım firması tarafından teknik destek ve eğitim hizmeti sağlanır.

Yazılım şirket verilerine her yerden ve her an kolay ulaşım sağlar. Bu da şirkete mobil olma yeteneği kazandırır. Çalışanlar ve yöneticiler sadece ofiste değil, her yerde şirkete yönelik satış, pazarlama, finans ya da toplantı gibi işlemleri gerçekleştirebilir. Bu sayede şirket hiçbir fırsatı kaçırmadan anında değerlendirerek satışları yükseltebilir. Ayrıca herhangi bir kriz anında anlık olarak müdahale edebilir.

Özel yazılımlar şirket verilerini sürekli analiz ederek şirket çalışanları faydalı olabilecek geri bildirimler sağlar. Bu analizler manuel olarak yapılamayacak kadar detaylı ve kapsamlı olduğundan, çoğunlukla sadece bu yazılımların tespit edebileceği fırsat ve riskler önceden tanımlanarak en doğru hamleyi yapmaya izin verir.

Şirketin mevcut durumu ile ilgili düzenli raporlar sunar. Bunu günlük, haftalık, aylık, yıllık olarak yapabildiği gibi istenilen özel aralıklarda da anlık olarak rapor almak mümkündür. Bu da çalışanlar üzerindeki ciddi bir iş yükünü hafifletmeye eki eder.

Şirketin yaklaşan etkinlikleri, ödemeleri, toplantıları, eğitimleri vb. özel durumları hatırlatarak hiçbir ayrıntının gözden kaçmamasını sağlar.

Şirket içi iletişim özel yazılım üzerinden sağlanabilir. Bu yazılım kullanılarak şirket içi yazışmalar, online toplantılar, ortak çalışmalar, belge ve dosya paylaşımı gibi uygulamalar gerçekleştirilebilir. Bu da çalışanların ofise bağlılığı olmaksızın şirket içi etkinliklere katılımını kolaylaştırırken aynı zamanda şirketin farklı bir iletişim yatırımı yapması gereksinimini de ortadan kaldırmış olur.

Özel yazılımların şirketlere özel olması sebebiyle bahsedilebilecek pek çok avantajı daha olabilir. Ancak genel olarak her şirketin avantajı sayılabilecek maliyetleri düşüre, zamandan tasarruf etme, her yerden erişilebilir olma ve çalışanların iş yükünü hafifletme gibi avantajlarından bahsetmek yanlış olmaz.

Analiz Sürecinde Neler Yapılır?

Özel yazılım satın alındıktan sonra ilk aşama analizdir. Yazılım firmasının, müşterinin taleplerine ek olarak kendi tespit edebileceği farklı ihtiyaçlar, eksikler ya da hatalar olabilir. Bunlar müşterinin kendi tespit edebileceğinden farklı bilgi, yetenek ve teknolojiler gerektiriyor olabilir. Bu nedenle firmanın bir süre analiz yapması hem söz konusu tespitlerin yapılması hem de müşterinin iş yapı şeklini anlamak, çalışanları tanımak açısından önemlidir. Firma, müşterisinin ne iş yaptığını ve nasıl yaptığını bilmeden ona özel bir ürün geliştirmesi beklenemez.

Yazılım firması analiz sürecinde müşterinin mevcut teknik altyapısını inceler. İşletmenin iş akışını öğrenir. Çalışanların yeteneklerini ve bilgi düzeyini ölçer. İşletmenin gelir ve gider durumunu tespit eder. Gereksiz maliyetlerin bir listesini çıkarır. İş diyagramında daha verimli olabilecek adımları bulur. Gereksiz, hatalı işlemler, yüksek maliyete sebep olan adımların yerine alternatifler düşünülür. Eksikler ve yeni ihtiyaçlar tespit edilir. Çalışanlar iş yükü dereceleri ölçülür ve her çalışanın daha verimli olması için yeni yollar keşfedilir. Elbette bunlar birer genellemedir. Analiz süreçleri her işletmede farklı olabilir. Bunlara ek olarak müşterinin özel istek ve talepleri de göz önünde bulundurulması önemli olacaktır.

Yazılım Geliştirme ve Entegrasyon

Yazılım firması analiz aşamasında elde ettiği bilgiler ve topladığı veriler ışığında bir proje geliştirme planı çıkarır. yazılımlar genelde farklı farklı modüllerin bir araya gelerek uyumlu ve entegre bir şekilde çalışmasıyla ortaya çıkar. Dolayısıyla öncelik bu modüllerinden neler olacağının tespitine verilir. Modüller belirlendikten sonra proje ekibi oluşturulur ve firma çalışanları görev dağılımı yapılır. Her bir modül tamamlandıktan sonra müşterinin onayına gönderilir. Eğer müşteri değiştirilmesi ya da eklenmesi gereken bir detaya ihtiyaç duyarsa istenen revizeler sağlanır. Tekrar müşteri onayına gönderilir. Onaylanan modüller birbiri ile uyumlu çalışacak şekilde bir araya getirilerek özel yazılım ortaya çıkarılır.

Son haline gelen özel yazılım için bir sonraki adım şirkete entegre edilmesidir. Şirketin altyapısı ile uyumlu çalışabilmesi adına bazı entegrasyonlar gerekir. Bu uyumlulaştırma çalışmaları da belli bir sürece yayılabilir. Yazılımın her bir çalışanın cihazlarına kurulması, mevcut sistemlere bağlanması, yönetim ve kontrol mekanizmalarının oluşturulması gibi süreçler entegre çalışmalarına dahildir. Bunların yanında en önemlisi yazılımın güvenliğinin sağlanmasıdır. Hem yazılıma hem de şirkete tehdit oluşturabilecek herhangi bir güvenlik açığının olmaması için uyumlulaştırma sürecinde tüm önemler alınmalıdır.

Yazılımın Test Süreci

Projenin tamamlanıp müşteri işletmeye entegrasyonu sağlandıktan sonra hemen çalışmaya başlamasını beklemek hata olur. Öncelikle bir süre test etmek gerekir. Projenin kurulum ve uyumlulaştırma süreçlerinde herhangi bir hata ya da atlanan bir detay olup olmadığını test etmek gerekir. Eğer kurulum sorunsuz bir şekilde tamamlandıysa kullanım açısından bir test süreci tanımak gerekir. Çalışanların yeni ürünü kullanmayı öğrenmesi, alışması için bu test sürecine ihtiyaç vardır. Bunlara ek olarak bir ürün hakkında verimlilik analizi yapmanın en iyi yolu onu denemektir. Test sürecinde şirketin tamamı ya da seçilen örnek bir grubun özel yazılımı kullanması, kullanım sırasında meydana gelebilecek hata ya da eksiklerin tespit edilmesine yardımcı olur. Bu süreçte, tasarım aşamasında akla gelmemiş olan talepler olursa, gerekli revizelerin yapılması için de bir fırsat olarak değerlendirilebilir. Test aşamasında herhangi bir sorunla karşılaşılma ve herhangi bir revize talebi olmazda proje canlı olarak kullanıma açılır.